Grazie alle nuove tecnologie e alle politiche aziendali in continua evoluzione, il lavoro a distanza è una realtà sempre più comune. In qualità di team leader, molto probabilmente in futuro ti verrà affidato il compito di gestire dei dipendenti che lavorano da casa, che sia per un periodo di tempo limitato o in modo continuativo.
Lo smart working offre numerosi vantaggi sia ai dipendenti che ai datori di lavoro, ma può presentare alcune sfide per i team leader. Ecco 11 consigli per superare questi ostacoli e gestire in modo efficace i dipendenti in remoto.
01 – Definisci aspettative chiare e immediate
Assicurati che tutti i dipendenti abbiano recepito le tue aspettative. Ad esempio, ricordati di indicare con quale frequenza desideri ricevere aggiornamenti, se preferisci fare un piccolo riepilogo al termine della giornata lavorativa e se i dipendenti devono tenere traccia del loro tempo. Mentre alcuni team leader si aspettano aggiornamenti quotidiani, ad altri è sufficiente un briefing settimanale. Indicando al team quali sono le tue esigenze, puoi allinearti con tutti i membri.
02 – Documenta la strategia di comunicazione
Oltre a condividere le aspettative con ciascun membro del team, è importante anche documentare il processo di comunicazione in modo che i dipendenti in remoto abbiano delle linee guida cui fare riferimento.
Definisci chiaramente quali sono le domande o i problemi che richiedono una riunione di gruppo o una videochiamata, e quali invece possono essere risolti con un semplice messaggio o un’email. Fornisci anche qualche dettaglio sulle tempistiche, ad esempio qual è il termine massimo entro il quale ti aspetti di ricevere la risposta a un’email durante l’orario di lavoro.
03 – Aumenta il coinvolgimento
È fondamentale interagire direttamente con i dipendenti in remoto almeno una volta al giorno, che sia tramite email, un messaggio istantaneo, una telefonata o una videochiamata. Se tra una comunicazione e l’altra passa troppo tempo, i dipendenti potrebbero sentirsi esclusi e tagliati fuori dal lavoro, e questo può avere conseguenze negative in termini di prestazioni e fatturato. L’interazione costante con i membri del team, sia in remoto sia di persona, aumenta la motivazione.
04 – Programma riunioni periodiche con tutto il team
Per favorire il senso di unità e il legame tra i membri dei team che lavorano parzialmente o completamente da remoto, è essenziale organizzare regolarmente riunioni di gruppo ed eventi virtuali in diretta. Questi incontri aiuteranno i dipendenti a conoscersi, a costruire dei rapporti e a stimolare la collaborazione e la comunicazione su base continuativa.
Inoltre, queste interazioni consentono ai dipendenti in remoto di proporre le proprie idee e di chiarire eventuali errori di comunicazione relativi ai progetti e alle aspettative.
05 – Adotta una politica di trasparenza
Spesso i dipendenti prendono esempio dai loro superiori, che per questo motivo dovrebbero sempre adottare un atteggiamento di apertura e onestà. Valorizzando una cultura aziendale basata sulla trasparenza, è possibile costruire un rapporto di fiducia reciproca tra la leadership e i dipendenti, che si sentiranno a proprio agio nel condividere dubbi e perplessità.
La trasparenza, inoltre, deve estendersi a tutti i membri del team. Ad esempio, se hai notizie da condividere, assicurati di comunicarle a tutti contemporaneamente. In questo modo, i dipendenti in remoto non avranno la sensazione di essere gli ultimi a sapere cosa sta succedendo in ufficio, o di essere tenuti intenzionalmente all’oscuro di alcune informazioni.
06 – Instaura un legame solido con ciascun membro del team
Prenditi sempre del tempo per conoscere meglio i tuoi dipendenti in remoto proprio come faresti per i colleghi in ufficio: interessati dei loro hobby, delle loro passioni e delle loro aspirazioni lavorative.
Durante le telefonate e le videochiamate si tende a focalizzarsi solo sul lavoro, ma ricordati di dedicare qualche minuto anche a parlare del più e del meno, proprio come faresti durante un’interazione di persona. Basta qualche domanda sul weekend appena trascorso, sulla famiglia o sui piani per le prossime vacanze per far sentire i dipendenti a proprio agio e coinvolgerli maggiormente nel progetto. Queste semplici azioni, inoltre, ti aiutano a essere un leader migliore.
07 – Sfrutta la tecnologia per abbattere i confini geografici
Puoi servirti della tecnologia utilizzata per consentire il lavoro a distanza anche per creare un’atmosfera positiva e un senso di comunità. Usa strumenti che consentono un maggior numero di interazioni faccia a faccia e crea degli spazi (come canali di messaggistica istantanea separati o forum online) dove i dipendenti possono discutere di argomenti non legati al lavoro durante le pause e interagire con i colleghi.
Potresti anche ricreare una versione “a distanza” delle consuetudini in ufficio. Ad esempio, se è tradizione intonare “Tanti auguri” a un collaboratore che compie gli anni, assicurati di fare lo stesso per i dipendenti in smart working radunando il team per una videochiamata.
08 – Dedica del tempo agli incontri individuali periodici
Quando si è molto impegnati, si tende a sacrificare o a rimandare quegli appuntamenti all’apparenza non essenziali come gli incontri individuali. Tuttavia, queste conversazioni sono cruciali per gestire efficacemente i team a distanza, poiché i dipendenti in remoto spesso lamentano la mancanza dei piccoli aggiornamenti e delle riunioni ad hoc che si svolgono nel corso della giornata, e potrebbero trovarsi in una condizione di svantaggio rispetto ai dipendenti che lavorano in ufficio.
Cerca di tenere riunioni individuali a cadenza regolare, ad esempio ogni settimana o due volte al mese, e dedica la più completa attenzione a ciascun dipendente in remoto per almeno mezz’ora, in modo che possa fare domande, sollevare dubbi o condividere le proprie idee.
09 – Non escludere i dipendenti in remoto
Quando i dipendenti lavorano insieme ufficio, le conversazioni avvengono in modo naturale. Le chiacchierate alla macchinetta del caffè possono trasformarsi in momenti importanti per scambiarsi informazioni essenziali. In casi come questo, assicurati di trasmettere il messaggio anche a chi lavora da remoto il più rapidamente possibile.
È di fondamentale importanza aggiornare i dipendenti remoti in merito a temi cruciali come obiettivi aziendali, vision e pianificazione, per evitare che si sentano esclusi e poco considerati. Ti suggeriamo di inviare dei questionari sulla soddisfazione dei dipendenti con cadenza periodica per valutare le opinioni dei collaboratori a distanza circa l’ambiente di lavoro.
10 – Non assillare i dipendenti in remoto
L’autonomia è uno dei vantaggi che spinge le persone a lavorare in remoto. Ma se i dipendenti non sono in ufficio, potrebbe sorgere il dubbio che non stiano effettivamente lavorando o che non si attengano ai compiti che hai delegato. Questa sensazione può rapidamente sfociare in un atteggiamento di eccessivo controllo in cui i team leader assillano i dipendenti in remoto con comunicazioni continue e richieste di aggiornamenti sui progressi compiuti.
Tuttavia, il cosiddetto “micromanagement” è fonte di stress per entrambe le parti e denota una scarsa fiducia da parte del responsabile nei confronti dei dipendenti da remoto. Invece di giudicare il metodo di lavoro, che diventa irrilevante a fronte di un lavoro svolto nel migliore dei modi e nei tempi dovuti, focalizzati sui risultati e sugli obiettivi. Al contempo, è importante che i dipendenti in remoto non approfittino della loro autonomia trascurando il lavoro. Alcuni non possiedono l’autodisciplina necessaria per lavorare a distanza ed è fondamentale individuare rapidamente questo comportamento prima che influisca sulla produttività del team.
11 – Adotta la politica della “porta aperta”
I dipendenti in remoto potrebbero farsi qualche scrupolo nel contattarti al di fuori degli incontri prestabiliti, soprattutto quando si lavora in fusi orari diversi. Per evitare che ciò accada, adotta la politica della “porta aperta” e consenti a tutti i tuoi collaboratori di richiedere un colloquio in qualsiasi momento.
Ricordati anche che, mentre i dipendenti in ufficio possono sapere quando sei in riunione, a pranzo o fuori sede, chi lavora a distanza non ha modo di verificare se ti trovi alla tua postazione. Se un dipendente in remoto prova a mettersi in contatto con te ma non riesce, richiamalo il prima possibile.
I responsabili meno esperti potrebbero impiegare un po’ di tempo per imparare a gestire efficacemente i collaboratori a distanza. Seguendo questi 11 suggerimenti, tuttavia, è possibile stabilire un sistema efficiente, facilitare la comunicazione e garantire il maggior successo possibile a tutti i dipendenti.
