Gli effetti del coronavirus sono ormai sotto gli occhi di tutti e la rapida diffusione del COVID-19 ha costretto già molte aziende ad adottare forme di smart working per i propri dipendenti. Anche se a prima vista la transizione potrebbe sembrare indolore, lavorare da casa può rappresentare una sfida soprattutto in termini di produttività, comunicazione e motivazione.
In questo articolo troverai tanti consigli per mantenere alta la motivazione e la produttività e prenderti cura della tua salute mentre lavori da casa.
Smart working e produttività
Il lavoro da casa ha i suoi vantaggi, ma può trasformarsi ben presto in una fonte di distrazione. Commissioni, faccende da sbrigare, famiglia, coinquilini, TV, social media e animali domestici non aiutano certo la concentrazione. Ecco alcuni consigli per ridurre al minimo le distrazioni e aumentare la produttività quando si lavora in remoto.
01 – L’abito fa il monaco
Anche se la tentazione di lavorare in pigiama è forte, passare direttamente dal letto alla scrivania senza cambiarsi d’abito influenza negativamente la produttività e non permette alla mente di entrare nel mood “professionale”. Mantieni la tua solita routine mattutina e non dimenticare di stabilire confini netti tra vita privata e lavoro.
In alternativa al tragitto casa-lavoro, perché non provi a fare un po’ di esercizio fisico o qualche minuto di meditazione per aumentare la produttività? Ricordati anche di toglierti il pigiama e di vestirti normalmente come se dovessi andare in ufficio, e concediti una colazione sana e nutriente. Cambiandoti d’abito avrai la giusta motivazione per iniziare la giornata. E, soprattutto, non dovrai più temere le videochiamate dell’ultimo minuto.
02 – Pianifica la giornata
Separare il lavoro dal tempo libero è molto importante, specialmente quando sei in smart working. Per essere il più trasparente possibile, stabilisci assieme al tuo responsabile gli orari di lavoro e indica la tua disponibilità su un calendario.
Ecco alcuni suggerimenti su come pianificare la tua giornata per ottimizzare la produttività:
● Per prima cosa, identifica le attività che devi portare a termine per raggiungere gli obiettivi giornalieri e settimanali
● Dai la priorità ai compiti più complessi, che richiedono più tempo e concentrazione
● Aggiorna il tuo responsabile e i colleghi sui principali progressi secondo una frequenza stabilita insieme
● Prenditi qualche pausa ogni tanto per sgranchirti le gambe e rilassare la mente
Il cervello, come qualsiasi altro muscolo del corpo, ha bisogno di riposo. Ecco come sfruttare le pause per prenderti cura della tua salute fisica e mentale e mantenere sempre alti i livelli di produttività:
● Svolgi una sessione di meditazione
● Leggi un capitolo di un libro
● Ascolta un podcast
● Pratica yoga
● Fai un po’ di esercizio fisico
03 – Crea il tuo ambiente di lavoro
Cerca di ritagliarti uno spazio dedicato esclusivamente al lavoro, in modo da tenere separata la vita privata da quella professionale e massimizzare così la produttività. Comunica agli amici e ai coinquilini che non sei raggiungibile durante l’orario di lavoro stabilito.
La tecnologia video, che consente di stabilire una connessione visiva anche a distanza, è uno strumento davvero utile durante lo smart working. Per ottimizzare le videochiamate, ricordati di:
● Provare il microfono, gli altoparlanti e la webcam del computer prima delle riunioni importanti
● Fare attenzione allo sfondo che comparirà in video ed eventualmente apportare qualche modifica per un risultato più professionale
● Utilizzare la webcam il più possibile, perché agevola la comunicazione e la comprensione
04 – Fai attenzione al burnout
La combinazione casa/ufficio e i confini più sfumati tra lavoro e spazio domestico possono portarti a fare meno pause. Stabilisci insieme al tuo responsabile e ai colleghi quali sono i
risultati da ottenere: in questo modo ti concentrerai di più sugli obiettivi e meno sulla quantità di lavoro.
Se ti sembra di lavorare troppo, inizia e termina la tua giornata lavorativa con qualche piccolo rituale, stabilisci delle pause per fare attività fisica (ad esempio una passeggiata con il cane o un po’ di stretching) o concediti qualche momento di distrazione. Potresti provare la “tecnica del pomodoro”, che consiste nel suddividere il tempo in blocchi di 25 minuti, intervallati da pause di 5 minuti.
Ecco qualche altro consiglio per separare la sfera domestica da quella lavorativa:
● Spegni il computer al termine della giornata
● Non controllare la casella di posta o le chat di lavoro al di fuori del normale orario lavorativo
● Pianifica delle attività da svolgere al termine della giornata lavorativa, ad esempio un po’ di esercizio fisico, una chiacchierata con un amico o qualche commissione
La comunicazione a distanza tra colleghi
Quando si lavora da casa, la comunicazione vis-à-vis è limitata. Ciò significa che non è possibile fare affidamento su “stratagemmi” come una chiacchierata amichevole, il linguaggio del corpo e le espressioni facciali per instaurare un rapporto proficuo. Ecco alcuni spunti per mantenere una comunicazione sana con i colleghi in regime di smart working:
01 – Pianifica uno stand-up giornaliero o settimanale
Nei team che si occupano di software, per “stand-up” si intende una riunione giornaliera tra colleghi che ha l’obiettivo di evidenziare i progressi e individuare gli ostacoli. Durante uno stand-up classico, ciascuno dei partecipanti risponde alle seguenti domande:
● Di quale progetto mi sono occupato ieri?
● Di quale progetto mi occuperò oggi?
● Quali sono gli ostacoli che mi impediscono di progredire?
La condivisione quotidiana dei successi e delle strategie individuali rafforza il senso di appartenenza del team all’organizzazione e contribuisce a mantenere alto l’entusiasmo.
02 – Ricrea lo stesso ambiente dell’ufficio nelle chat online
Molte aziende e team utilizzano servizi di messaggistica online per comunicare sia in ambito personale che lavorativo. Un’ottima idea potrebbe essere quella di creare un canale di comunicazione più leggero per condividere aggiornamenti su argomenti che esulano dall’attività lavorativa, ad esempio il cibo, l’esercizio fisico o gli animali domestici. Ricordati di utilizzare regolarmente le chat per parlare degli obiettivi principali e dei progressi compiuti.
03 – Cerca di risolvere i problemi dovuti ai fraintendimenti
Comunicare a distanza può causare malintesi e fraintendimenti. Quando si scrive, infatti, tendono a scomparire molte delle caratteristiche proprie della comunicazione faccia a faccia (il linguaggio del corpo e le espressioni facciali, ad esempio).
Se noti uno scambio di messaggi particolarmente acceso o l’insinuarsi di toni negativi, è opportuno cogliere l’occasione per parlarne al telefono o in videochiamata. Se ti senti offeso o infastidito da qualche affermazione, ricordati che tendiamo a percepire i messaggi scritti in tono neutro come negativi. In caso di dubbio, fai domande e parla con i colleghi per capire le reali intenzioni.
04 – Mantieni vivo lo spirito di gruppo
Quando si lavora da casa, è più importante che mai creare uno spazio per interagire con i propri colleghi su tutto ciò che non riguarda scadenze e lavoro in senso stretto. Il telelavoro a volte provoca una sensazione di solitudine che potrebbe cogliere alcune persone alla sprovvista.
Ecco qualche consiglio per mantenere i rapporti personali anche quando si lavora da casa:
● In mancanza di un luogo di ritrovo fisico, come la macchinetta del caffè o un bar per l’aperitivo, utilizza le chat online per interagire con i colleghi
● Organizza una video chat facoltativa all’ora di pranzo per parlare di argomenti leggeri, come un libro che avete deciso di leggere tutti insieme o le avventure casalinghe in cucina
● Il team building virtuale è un valido sostituto delle preziose forme di comunicazione interpersonale che vengono a mancare quando si lavora a distanza
Come gestire un team a distanza
La leadership da remoto può presentare una serie di sfide uniche, soprattutto se si tratta di una nuova transizione per te o per il tuo team. La pianificazione, la comunicazione e la definizione delle aspettative possono aiutare a mantenere la serenità e la produttività.
Ecco alcuni consigli per guidare un gruppo di persone in regime di smart working:
01 – Esplicita chiaramente le aspettative
Dedica un po’ di tempo alla pianificazione. Definisci gli obiettivi, le tempistiche e i cambiamenti da apportare al piano trimestrale originale e alle aspettative, e inizia a discuterne con il team. Per evitare malintesi, crea un documento scritto da condividere con le parti interessate e con gli altri reparti con cui collabori.
Programma una riunione con tutto il team nel caso in cui sia necessario comunicare eventuali variazioni causate dal lavoro da casa, e condividi le tue aspettative in merito. Includi nell’ordine del giorno:
● Responsabilità e obiettivi
● Frequenza e modalità di comunicazione degli aggiornamenti (per iscritto, in video chat, tramite registrazioni audio o riunioni stand-up)
● Regole per le comunicazioni (supporto tecnologico da utilizzare per ciascuna tipologia di messaggio, tempo di risposta previsto, dark time ecc.)
02 – Non dimenticare l’importanza degli incontri individuali
Gli incontri individuali sono indispensabili per stabilire degli obiettivi comuni, valutare la qualità del lavoro svolto e, soprattutto, verificare il benessere e il coinvolgimento del team.
I controlli periodici impediscono l’insorgere di problemi più complessi, consentono di dare e ricevere un feedback immediato e regolare e promuovono una comunicazione aperta. Il tempo dedicato a un incontro individuale con ciascun membro del team diventa ancora più importante e fondamentale quando tutti lavorano in modalità virtuale. Cerca di ritagliare dai 30 ai 60 minuti del tuo tempo per un incontro individuale settimanale con i tuoi subordinati diretti.
Ottieni il massimo dagli incontri individuali
Sono molti i fattori che devi tenere a mente per strutturare un incontro dall’esito positivo. Tra questi ci sono le esigenze emotive del team, il rapporto che vi lega e il livello di esperienza di ciascun membro del gruppo. L’elemento più importante per un incontro individuale ben riuscito è la creazione di uno spazio in cui le persone si sentano a proprio agio nel discutere problemi e preoccupazioni. La partecipazione dei dipendenti a questi incontri ideati specificamente per loro è di vitale importanza.
Suggerimento: precompila un ordine del giorno condiviso per fornire il contesto della riunione e consentire anche al tuo interlocutore di dare la propria opinione sugli argomenti trattati. Definisci un intervallo di tempo preciso per discutere delle questioni fondamentali.
La copertura mediatica del COVID-19 in costante evoluzione e la novità dello smart working potrebbero causare ansia e senso di oppressione nei membri del team. I responsabili devono garantire supporto e una corretta informazione in ogni momento.
Inizia gli incontri individuali con una domanda a risposta aperta, per far venire a galla gli argomenti più importanti. Ecco alcuni esempi:
● Come ti senti?
● C’è qualche problema?
● Hai ben compreso quali sono le priorità?
● Pensi di avere ricevuto tutti gli aggiornamenti necessari?
● Ti senti isolato dal resto del team?
● Qual è la cosa che ti entusiasma di più?
● Qual è la cosa che ti preoccupa di più?
● Come posso aiutarti?
Assicurati di comprendere bene le risposte e proponi attivamente delle soluzioni. Scopri quali sono le cose che entusiasmano il team, come favorire il successo e come rimuovere gli ostacoli per migliorare la qualità del lavoro.
03 – Fornisci frequenti feedback
Se i dipendenti sono abituati a lavorare in un ambiente d’ufficio e a ricevere feedback quotidiani, l’assenza di opinioni provocata dal lavoro in remoto potrebbe causare incertezza o confusione. Quando non si ricevono commenti riguardo al proprio lavoro, si tende sempre a pensare in negativo. Un feedback regolare consente di allineare tutti i dipendenti e di comunicare i progressi raggiunti, e riduce la possibilità di sorprese e disaccordi in fase di valutazione formale.
04 – Condividi le informazioni rilevanti in modo tempestivo, inclusivo e organizzato
Condividi le informazioni in modo capillare e tempestivo con tutti i membri del team. La tua leadership è necessaria per filtrare le informazioni più rilevanti da trasmettere. Concediti il tempo necessario per capire cosa comunicare e perché, e quali sono le richieste del team. Ricordati di optare per il mezzo o i mezzi di comunicazione più adatti al messaggio e alle sue implicazioni. A volte è più opportuno inviare un’email cui farà seguito una riunione. Nel caso del lavoro a distanza, specialmente all’inizio, è preferibile un eccesso di comunicazione. Se il tuo stile comunicativo è adatto, puoi sostituire le email più lunghe con un videomessaggio.
